WelcomeHome dispose d’un outil de messagerie qui permet aux utilisateurs d’envoyer des messages texte à des prospects, des référents, des influenceurs ou d’autres contacts liés, directement à partir de la plateforme.
Pour utiliser cette fonctionnalité, la personne doit avoir un numéro de téléphone cellulaire valide ajouté à son profil.
Remarque : Les instructions pour ajouter un numéro de téléphone au profil d’un prospect ou d’un référent se trouvent dans le Guide de l’utilisateur WelcomeHome.
- Il existe deux façons d’envoyer un message — la première consiste à accéder au profil de la personne à qui vous souhaitez écrire, puis à cliquer sur l’onglet « Résumé ».
Sous le bouton bleu « Mettre à jour le profil », vous verrez trois boutons : Courriel, Appel et Texto.
Remarque : Si un bouton est grisé (comme le bouton Courriel dans l’image ci-dessus), cela signifie qu’aucun courriel ou numéro de téléphone valide n’est enregistré au profil.
- Cliquez sur le bouton « Texto ». La messagerie s’ouvrira et vous pourrez saisir votre message dans la barre « Écrire un message » au bas de l’écran, sélectionner un modèle de message texte préenregistré ou utiliser l’icône de dictée vocale. Veuillez noter que la messagerie ne permet pas actuellement l’envoi d’images.
3.) Cliquez sur l’icône d’envoi (avion en papier) une fois votre message rédigé et vérifié. Le message sera envoyé au numéro de téléphone inscrit au dossier.
La deuxième façon d’utiliser l’outil de messagerie est de passer directement par l’onglet « Messagerie » situé à gauche de l’écran.
1.) Une fois dans cet onglet, vous verrez l’historique des conversations avec les personnes à qui vous avez déjà envoyé des textos. Vous pouvez sélectionner un nom dans la liste ou utiliser la barre de recherche pour trouver une personne.
2.) Si vous n’avez jamais écrit à cette personne auparavant, recherchez son nom et vous verrez l’option « Démarrer une nouvelle conversation avec… ».
3.) Cliquez sur son nom dans les résultats pour ouvrir une fenêtre de messagerie et lui envoyer un message. Les résultats incluent les prospects, les référents et les influenceurs.
Une fois le destinataire sélectionné, vous pouvez rédiger votre message dans la barre « Écrire un message » au bas de l’écran et l’envoyer.
4.) Si un prospect a été partagé à partir d’une autre communauté, vous pouvez consulter les messages précédents échangés avec ce prospect afin d’obtenir plus de contexte.
Réception de messages entrants
Lorsqu’un prospect répond à un message texte, vous recevrez une notification dans l’onglet « Messagerie » de WelcomeHome ainsi que dans l’application mobile.
Si vous ne recevez pas de notifications sur l’application mobile, assurez-vous qu’elles sont activées dans les paramètres de votre téléphone.
Vous pouvez désormais filtrer les conversations par conseiller(ère) aux ventes ou afficher toutes les conversations. Les conseillers(ères) peuvent aussi s’abonner à une conversation afin qu’elle apparaisse lors du filtrage par leur nom dans la messagerie.
De même, les conseillers(ères) peuvent choisir de recevoir des notifications lorsqu’un nouveau message est reçu dans une conversation en cliquant sur l’icône de cloche à côté de « S’abonner ». Si vous vous êtes abonné(e) par erreur ou ne souhaitez plus recevoir de notifications, vous pouvez vous désabonner.
Suppression de messages
Des renseignements sensibles peuvent être transmis par message et il est préférable de les consigner ailleurs et de ne pas les conserver dans la messagerie. Par exemple, si un prospect transmet son numéro d’assurance sociale, il est préférable de ne pas conserver cette information dans le CRM à long terme.
Si vous survolez un message avec votre souris, une icône de corbeille apparaîtra.
Une fois que vous avez cliqué sur l’icône, une confirmation vous sera demandée.
Après avoir cliqué sur « OK », le message est supprimé avec succès et sera définitivement effacé après 30 jours.
Le système indiquera également qui a supprimé le message, à des fins de suivi.